Innsyn og arkiv
Slik svarer dere på et innsynskrav
Samtaler med en KI-assistent kan bli omfattet av innsynskrav. Målfrid gjør det mulig å finne dem, skjerme det som er unntatt og levere ut resten innen fristen.
Et innsynskrav fra start til utlevering
Gå gjennom et eksempel steg for steg. Målfrid regner ut fristen, finner dokumentene, foreslår skjerming og lager utleveringspakken. Utkastet til svarbrev lages i chatten med malen for vedtaksbrev.
Eksempel med fiktive data fra Fjellvik kommune
Saksbehandleren avgjør
Målfrid tar ingen avgjørelser i et innsynskrav. Hva som skjermes, hvilken hjemmel som brukes og hva svaret sier, bestemmer saksbehandleren.
Steg 1 av 6
Kravet registreres
Avisen Fjellvik Tidende ber om innsyn i alt kommunen har skrevet med KI om reguleringsplanen for Fjellåsen. Arkivet registrerer kravet.
Arkivadministrator eller revisor registrerer avsender, mottaksdato, søkeord og periode.
- Saksnummer
- 26/118
- Fra
- Fjellvik Tidende, redaktør
- Mottatt
- Tirsdag 23. mars kl. 10.12
- Søkeord
- Fjellåsen reguleringsplan
- Periode
- 1. januar til 23. mars
- Status
- Mottatt
Dette går i loggen: Hvem som registrerte kravet, og når.
Hva Målfrid ikke gjør i et innsynskrav
- Målfrid avgjør ikke kravet. Avgjørelse, hjemmel og skjerming er saksbehandlerens.
- Forslagene til skjerming bygger på mønstre i teksten og er ingen juridisk vurdering. Saksbehandleren leser gjennom alt som skal ut.
- Innsynsmodulen skriver ikke svarbrevet. Det lages som utkast til vedtaksbrev i chatten.
- Målfrid søker ikke i journalsystemet. Søket dekker det som ligger i Målfrid.
Fra krav til utlevering
Innsynskrav etter offentleglova
Kravet registreres med mottaksdato, og fristen settes som standard til tre virkedager. Saksbehandler ser status og hva som gjenstår.
Søk på tvers av samtaler
Arkivadministrator og revisor kan søke i samtaler på tvers av brukere, innenfor én kommune. Søk og tilgang logges.
Skjerming med lovhjemmel
Målfrid foreslår hva som bør skjermes, og med hvilken hjemmel. Begrunnelsen for hver skjerming lagres.
Utleveringspakke
Samtalene pakkes med skjerming påført, kontrollsum og kildehenvisninger, klare til å sendes til den som ba om innsyn.
Arkiv og sletting
Hver samtale kan eksporteres som PDF og som Noark 5-pakke med XML, vedlegg og kontrollsum. KI-generert tekst er merket i eksporten.
Sletting skjer automatisk etter kommunens frister og logges. Samtaler som er journalført, slettes ikke i Målfrid før arkivet har bekreftet mottak.
- Noark 5-eksport
- Innsyn går aldri på tvers av kommuner
Kommunen avgjør hva som unntas
Målfrid foreslår skjerming med hjemmel, dokumenterer vurderingen og lager utleveringspakken.
Dokumentasjon for personvernombud og IT
Siden om personvern og etterlevelse har et eksempel på loggeksport, dataflyten for hver dataklasse, listen over underdatabehandlere og alle dokumentene, og viser hvordan dere kan kontrollere det vi sier om sikkerhet og personvern.
Bli med i pilotgruppen
Vi setter opp tjenesten for kommunen, de første kunnskapsbasene og hjelper de første brukerne å lage assistenter og flyter for sine egne oppgaver. Send oss kommunenavn og innbyggertall, så tar vi kontakt for å avtale en prat.