Sikkerhet og personvern
Hvor dataene ligger og hvem som kan se dem
Hvor Målfrid lagrer kommunens data, hvem som har tilgang til dem, og hvor lenge de beholdes i hver dataklasse.
Dataklassene kommunen starter med
Kommunen bestemmer selv hvilke dataklasser den vil ha, og kan slå dem sammen, gi dem nye navn eller lage egne. Nye kommuner starter med malen under. Du velger klasse for hver samtale, og klassen avgjør hvilke modeller som kan svare og når innholdet slettes. En overordnet enhet kan låse valget for alle under seg.
| Klasse | Eksempel | Modeller som kan brukes (i malen) | Lagring | Sletting |
|---|---|---|---|---|
| Åpen | Offentlige dokumenter, møteprotokoller | Alle leverandører kommunen har slått på | Kryptert | Etter 730 dager |
| Intern | Interne notater, utkast | Alle leverandører kommunen har slått på | Kryptert | Etter 365 dager |
| Konfidensiell | Taushetsbelagt (§ 13), personalsaker | Europeiske leverandører som standard, andre hvis kommunen slår dem på | Kryptert | Etter 90 dager. En journalført samtale beholdes til arkivet har bekreftet mottak. |
| Personopplysninger | Personopplysninger om innbyggere | Europeiske leverandører som standard, andre hvis kommunen slår dem på | Kryptert | Etter 30 dager. En journalført samtale beholdes til arkivet har bekreftet mottak. |
Modellene og leverandørene er beskrevet på siden om modeller og leverandører. Svarer ikke leverandøren, prøver Målfrid bare modeller som er tillatt for samtalens dataklasse og har minst like strenge vilkår.
Tekniske tiltak
Tofaktorautentisering
Ansatte logger inn med kommunens Entra ID. Tofaktorautentisering kreves som standard, og Målfrid sjekker at det faktisk er brukt. Kommunen bestemmer selv om kravet skal gjelde.
Sikkerhetsnøkkel for sensitive data
Kommunen bestemmer for hver dataklasse om det kreves sikkerhetsnøkkel eller Windows Hello, og om brukeren må logge inn på nytt etter noen timer. I startmalen gjelder sikkerhetsnøkkel for klassene for taushetsbelagt innhold og personopplysninger, og klassen for personopplysninger krever ny innlogging etter 8 timer.
Logg som ikke kan endres
Målfrid kan føre nye oppføringer i loggen, men ikke endre eller slette gamle. Alle administratorhandlinger logges, også endringer i regler som arves nedover.
Hver kommunes data for seg
Hver kommunes data er skilt fra de andres i databasen. Innsyn gjelder alltid én kommune, og tilgang som gis av et IKT-samarbeid, blir logget i kommunens revisjonslogg.
Data i EU/EØS
Data lagres i EU/EØS, og som standard behandles de også der. Behandlingsstedet logges for hver melding.
Ingen trening på kundedata
Det er avtalt med alle leverandører, og er et krav før en leverandør kan slås på.
Vi leverer DPIA og ROS
Vi leverer en mal for databehandleravtale og utfylte utkast til DPIA og ROS, med liste over leverandørene. Utkastene oppdateres når produktet endres.
Kommunen kan bygge videre på dokumentene i sin egen vurdering i stedet for å begynne på blankt ark.
Rammeverk vi følger
NSMs grunnprinsipper for IKT-sikkerhet
Grunnprinsippene er sjekklisten vi måler utviklingen mot.
KI-forordningen
Register over assistenter med formål og risikoklasse, dokumentert menneskelig kontroll, og logging som støtter kravene i artikkel 12 og 26 for den som setter systemet i drift.
Dokumentasjon for personvernombud og IT
Siden om personvern og etterlevelse har et eksempel på loggeksport, dataflyten for hver dataklasse, listen over underdatabehandlere og alle dokumentene, og viser hvordan dere kan kontrollere det vi sier om sikkerhet og personvern.
Bli med i pilotgruppen
Vi setter opp tjenesten for kommunen, de første kunnskapsbasene og hjelper de første brukerne å lage assistenter og flyter for sine egne oppgaver. Send oss kommunenavn og innbyggertall, så tar vi kontakt for å avtale en prat.