Målfrid

Personvern og etterleving

Registrertes rettigheter: slik bistår Schoolhub kommunen

Sist oppdatert

Opnar utskriftsdialogen. Vel «Lagre som PDF» som skrivar.

Dette dokumentet finst berre på bokmål. Alt rundt, som menyar og oversikter, er på nynorsk.

Versjon 1.0, 4. november 2026.

Dokumentet utdyper databehandleravtalen punkt 4.3 i–j og 4.8. Kommunen (behandlingsansvarlig) besvarer kravene fra de registrerte. Schoolhub (databehandler) gir ikke selv innsyn og retter eller sletter ikke uten instruks fra kommunen. Henvendelser som kommer til oss, sender vi videre til kommunen innen 2 virkedager. Kommunen skal svare uten ugrunnet opphold og senest innen én måned (art. 12(3)). Fristen kan forlenges med to måneder når kravet er komplisert.

Dokumentet beskriver hva produktet støtter, og hva Schoolhub gjør manuelt etter instruks.

1. Hvem kan være registrert

  1. Ansatte og andre brukere av Målfrid (identitet, bruksdata og egne samtaler).
  2. Andre personer som omtales i innhold brukerne skriver eller laster opp, for eksempel innbyggere, pasienter, elever og kolleger. Denne gruppen er vanskeligst å finne, fordi opplysningene ligger i fri tekst.
  3. Personer som ber om innsyn etter offentleglova (journalister og privatpersoner).
  4. Deltakere i møter som tas opp.

2. Innsyn etter GDPR art. 15 og innsyn etter offentleglova

Innsyn i egne personopplysninger (GDPR art. 15)Innsyn i dokumenter (offentleglova)
Hvem kan krevePersonen opplysningene gjelder, om seg selvEnhver
HvaOpplysninger om personen og informasjon om behandlingen (formål, mottakere, lagringstid, kilde)Saksdokumenter, journaler og lignende (§§ 3 og 4). Unntak i §§ 13 og følgende, og for organinterne dokumenter (§ 14)
LovPersonvernforordningen art. 12 og 15, personopplysningslovenOffentleglova
FristÉn månedUten ugrunnet opphold, normalt 5 virkedager. Innsynsmodulen bruker 3 virkedager som standard
I MålfridEksport og revisjonslogg. Ikke innsynsmodulenInnsynsmodulen, som bare arkivadministrator og revisor har tilgang til
SkjermingAndres opplysninger og taushetsplikt (art. 15(4))Taushetsplikt og andre unntak, med lovhjemmel

Innsynsmodulen er laget for innsynskrav etter offentleglova. Den skal ikke brukes til å svare på et krav etter art. 15, med mindre kommunen bevisst bruker søket som hjelpemiddel for å finne opplysninger. Søket logges, og utleveringen skjer da etter art. 15, ikke etter offentleglova. Modulen skal heller ikke brukes til å finne ut hva en bestemt ansatt har skrevet, med mindre det finnes hjemmel for det, se kapittel 6 i malen for personvernerklæring til ansatte.

3. Rettighetene og hva produktet støtter

RettighetI produktetRutine
Innsyn (art. 15)Brukeren ser og eksporterer egne samtaler som PDF eller Noark 5-pakke. Brukerens egne profil- og rolledata vises i tjenesten. Revisor kan hente revisjonsloggen om brukeren og eksportere den som JSONL eller CSV. For hver samtale vises oppbevaringsfrist, modell, leverandør og regionKommunen bekrefter identiteten. For ansatte ber kommunen brukeren eksportere selv, med et utdrag fra revisjonsloggen hentet av revisor i tillegg. For andre som omtales i innhold, kan kommunen bruke søket i innsynsmodulen som hjelpemiddel, eller be Schoolhub søke i kommunens data på skriftlig instruks (se 4.1)
Retting (art. 16)Brukerens egne utkast kan redigeres. KI-svar i en samtale er en logg over det som skjedde, og endres ikke. Kilder rettes i kilden (for eksempel SharePoint eller arkivet), og søkeindeksen oppdateres. Identitetsdata hentes fra Entra ID eller Feide og rettes derRetting skjer i kilden. Inneholder et KI-utkast feil om en person, retter brukeren utkastet. Kommunen kan legge en merknad til samtalen, og samtalen kan slettes
Sletting (art. 17)Brukeren kan slette egne samtaler. De skjules straks og fjernes fysisk når oppbevaringsfristen er ute. Kunnskapskilder kan slettes. Oppbevaringsfristene per enhet kan kortes ned. Brukeren kan ikke selv utløse fysisk sletting straksNår kommunen har avgjort at noe skal slettes, instruerer den Schoolhub skriftlig. Schoolhub sletter de angitte samtalene, utkastene og vedleggene fysisk og bekrefter innen 5 virkedager. Journalførte samtaler slettes ikke før arkivet har bekreftet mottak. Revisjonsloggen har ikke innhold, bare metadata, og kan ikke endres eller slettes oppføring for oppføring. Den slettes måned for måned når fristen er ute. Sikkerhetskopiene utløper etter fristene i sletting og lagringstid
Begrensning (art. 18)Brukerens medlemskap kan fjernes, eller brukeren kan deaktiveres. Sletting av en enhets data kan utsettes ved at fristen forlengesKommunen instruerer Schoolhub skriftlig
Protest (art. 21)Kommunen vurderer protesten (behandlingsgrunnlaget er art. 6(1)(e)). Utfallet kan være at Målfrid slås av for personen, at et fagområde holdes utenfor, eller at data slettesKommunens vurdering
Dataportabilitet (art. 20)Gjelder bare behandling som bygger på samtykke eller avtale, og normalt ikke offentlig myndighetsutøvelse. Eksport i åpne formater (JSON, PDF og Noark 5-pakke) finnes uansettEksport ved behov
Informasjon (art. 13 og 14)Åpenhet i tjenesten (KI-merking, modell, region og dataklasse) og malen for personvernerklæringKommunen publiserer
Automatiserte avgjørelser (art. 22)Målfrid fatter ikke vedtakIkke aktuelt

4. Fremgangsmåte

Den registrerte → kommunen (personvernombud og arkiv)
        │      1. Registrer kravet, bekreft identiteten og start fristen (1 måned)
        │      2. Avgjør rett og omfang (unntak, taushetsplikt, andre personer)
        │      3. Gjør det selv i Målfrid (eksport, revisjonslogg, sletting av egne data)
        │         eller instruer Schoolhub skriftlig
        ▼
Schoolhub (databehandler)
        4. Mottar skriftlig instruks på e-post og bekrefter mottak innen 1 virkedag
        5. Utfører oppgaven (eksport, søk i kommunens data, fysisk sletting) og fører
           den i revisjonsloggen. Resultatet leveres kryptert til kommunens kontaktperson
        6. Bekrefter skriftlig innen 5 virkedager, normalt raskere

Henvendelser som kommer direkte til Schoolhub, sender vi videre til kommunen innen 2 virkedager. Schoolhub tar ikke stilling til kravet (databehandleravtalen punkt 4.8). Vi svarer den registrerte at henvendelsen er sendt til kommunen.

4.1 Søk etter en person på instruks

Målfrid har ikke et samlet søk i alle personopplysninger. Alt innhold er kryptert med kommunens nøkkel, uansett dataklasse, og kan bare leses av tjenesten selv. Det kan ikke leses med databaseverktøy. Schoolhub leser ikke innhold uten skriftlig instruks og dokumentert behov, og bruker da et eget verktøy som dekrypterer én verdi og logger bruken. Søket gjøres av to personer og logges, og resultatet leveres bare til kommunen. For klasser kommunen har gjort søkbare, finnes en søkeindeks over ordene i innholdet. Den brukes til søk i brukerens egne samtaler og kunnskapsbaser, ikke til søk etter personer på tvers av brukere.

Poster i verktøy (for eksempel innspill til en høring) kan inneholde opplysninger om avsenderen. Eksporten når avtalen opphører, og innsynsmodulen, finner postene i samlinger som er merket for innsyn. En kommune som bruker verktøy med personopplysninger, må selv vurdere om og når postene er dokumenter etter offentleglova. Det bør avklares med personvernombudet før bruk.

4.2 Taushetsplikt og andre personer

Et svar etter art. 15 skal ikke røpe taushetsbelagte opplysninger eller andres personopplysninger (art. 15(4), forvaltningsloven § 13). Kommunen skjermer før utlevering. Innsynsmodulens forslag til skjerming med lovhjemmel kan brukes som hjelp. En saksbehandler godkjenner alltid.

5. Logging av krav

Kommunen fører sin egen oversikt over krav. Schoolhub fører for sitt arbeid dato, kommune, type krav, hvem som instruerte, hva som ble gjort, hvem som gjorde det og bekreftelsen. Se behandlingsprotokollen, behandling A11.

6. Kommunens ansvar

Kommunens egen rutine for innsynskrav må skille mellom krav etter art. 15 og krav etter offentleglova (kapittel 2).

Kilder