Versjon 1.1, 5. november 2026.
Protokollen har to deler. Del A gjelder behandlingene Schoolhub AS utfører som databehandler for kommunene (art. 30(2)). Del B gjelder Schoolhubs egne behandlinger som behandlingsansvarlig (art. 30(1)): nettsted, kundekontakter, support og personal. Protokollen føres skriftlig og elektronisk, og Datatilsynet får den på forespørsel (art. 30(4)). Kommunen fører sin egen protokoll etter art. 30(1) og kan bruke del A som underlag.
Unntaket i art. 30(5) for virksomheter med færre enn 250 ansatte gjelder ikke når behandlingen ikke er tilfeldig eller omfatter særlige kategorier. Schoolhub fører derfor protokoll.
Relaterte dokumenter: databehandleravtale, underdatabehandlere, sletting og lagringstid, TIA, ROS-analyse.
Del A. Databehandler (art. 30(2))
A.0 Felles opplysninger
| Punkt (art. 30(2)) | Innhold |
|---|---|
| (a) Databehandler | Schoolhub AS, org.nr. 932739798, Bryggerikaien 24, 4014 Stavanger. Spørsmål om personvern, sikkerhet og annet: kontakt@malfrid.eu |
| (a) Behandlingsansvarlige | Hver kommune eller fylkeskommune som har inngått databehandleravtale med Schoolhub. Oversikten over behandlingsansvarlige, kontaktpersoner, personvernombud og avtaledato gis til Datatilsynet på forespørsel |
| (a) Personvernombud hos databehandler | Fresh Compliance GmbH, Berlin, info@freshcompliance.de |
| (b) Kategorier av behandling | Se A.1 |
| (c) Overføring til tredjeland | Hosting hos Scaleway (U1) i Frankrike, med sikkerhetskopi i Nederland, er ingen overføring til tredjeland, se TIA 1. Microsoft (U3 og U3b) har amerikansk morselskap og brukes bare for det kommunen slår på, se TIA 2. Grunnlaget der er behandling i EU (EU Data Zone), EU-USA Data Privacy Framework og standard personvernbestemmelser (SCC). Øvrige leverandører er vurdert i TIA 3 til 6 |
| (d) Sikkerhetstiltak | Databehandleravtalen bilag 4 (art. 32): hver kommunes data er skilt fra de andres i databasen, kryptering av alt innhold med en nøkkel som er egen for hver kommune, tofaktorautentisering (på som standard, kommunen velger), en revisjonslogg som ikke kan endres, nettverkssegmentering, sikkerhetskopi og sikker utvikling |
A.1 Behandlingsaktiviteter
| # | Behandling | Registrerte | Opplysninger | Dataklasser | Mottakere og underdatabehandlere | Oppbevaring |
|---|---|---|---|---|---|---|
| A1 | Brukeradministrasjon og tilgang (innlogging, roller, enheter, synkronisering av grupper fra Entra ID) | Ansatte, folkevalgte, vikarer | Navn, e-post, ID fra identitetsleverandør, roller, målform, enhet | – | Scaleway (U1). Kommunens egen Microsoft Entra ID og Microsoft Graph. Feide (Sikt) hvis kommunen bruker det | Så lenge medlemskapet finnes |
| A2 | Samtaler (chat, assistenter, kilder og sitater, opplesing av svar) | Brukere og personer som omtales i innhold | Spørsmål, svar, kontekst, modell, leverandør og region, forbruk | Kommunens dataklasser | Scaleway (U1). Den modellleverandøren kommunen har tillatt for dataklassen (U2, U3, U4). Opplesing: Microsoft Azure AI Speech (U3b) for klassene kommunen har valgt for den | Etter dataklassen: 730, 365, 90 og 30 dager i startmalen. Modellens arbeidsnotater og verktøyresultater 30 dager |
| A3 | Kunnskapsbaser (opplasting, SharePoint, Lovdata, møteprotokoller og politiske vedtak fra kommunens egen møteportal): lesing av dokumenter, oppdeling, søkeindeks og søk. Saker og voteringer kan nevne privatpersoner og folkevalgte. Fremmøtelister og postlister hentes ikke. Skannede PDF-er leses med Tesseract på våre egne maskiner hos Scaleway, eller med Mistral OCR hvis enheten har valgt det for dataklassene kommunen har tillatt | Personer som omtales i dokumenter | Dokumentinnhold, søkeindeks, metadata | Kommunens dataklasser (hver kunnskapsbase har en dataklasse) | Scaleway (U1). GreenPT (U2) lager tekstvektorer til søkeindeksen. Mistral AI (U4) for tekstgjenkjenning hvis valgt | Så lenge kilden finnes, eller til kommunen sletter den |
| A4 | Referat og diktering (opptak, transkripsjon, referat) | Møtedeltakere | Lyd, tekst, taler-ID | Per møte | Scaleway (U1). Tale til tekst hos Mistral AI (U4, Voxtral). Kommunen velger per dataklasse hvilke talefunksjoner som er på. Lyd fra levende referat og diktering lagres ikke | Etter dataklassen, se sletting og lagringstid. Opplastet lyd slettes sammen med transkripsjonen |
| A5 | Utkast og eksport (Word, PDF, Noark 5-pakke), journalføring | Brukere og personer som omtales | Utkast, KI-merking, hvem som kvalitetssikret | Per utkast | Scaleway (U1). Kommunens arkivsystem | Etter dataklassen. Eksporterte utkast beholdes |
| A6 | Revisjon og logging | Brukere og administratorer | Aktør, handling, objekt, enhet, dataklasse, modell, IP-adresse (bare som kontrollsum med salt), utfall | – | Scaleway (U1) | 5 år. Avviste forespørsler 365 dager som standard |
| A7 | Innsynsmodul (offentleglova) | Den som ber om innsyn, og personer som omtales | Krav, omfang, skjerming, utleveringspakke og kontrollsum | Per samtale | Scaleway (U1) | Følger kommunens saksbehandling |
| A8 | Oppbevaring og sletting | – | ID-er og tellere | – | Scaleway (U1) | – |
| A9 | Nettsøk (av som standard) | Kan indirekte omtale personer | Søkespørring, bare i klasser der kommunen tillater nettsøk, kontrollert for personopplysninger | Klassene kommunen har valgt (i startmalen klassene uten taushetsbelagt innhold og personopplysninger) | GreenPT (U2) (se underdatabehandlere) | Revisjonsloggen lagrer kontrollsum og lengde, aldri spørringen |
| A10 | Drift og feilsøking (telemetri, logger, sikkerhetskopi, støtte på instruks) | Brukere | Telemetri uten innhold, bruker-ID som kontrollsum | – | Scaleway (U1). Overvåking som Schoolhub driver selv | Se sletting og lagringstid |
| A11 | Bistand til registrertes rettigheter (eksport, tekstsøk, sletting på instruks) | Den registrerte | Etter kravet | Etter dataene | – | Logg i 5 år |
| A12 | Verktøy laget i byggeren (poster i samlinger, kjøringer over poster, funksjoner i kodesandkassen, visninger som handler). Eksempler: Høringsanalyse (innspill til høringer) og Vedtakshistorikk (saker og vedtak fra kommunens møteportal) | Personer som omtales i postene, for eksempel avsendere av innspill og parter i saker | Innholdet i postene (kryptert med kommunens nøkkel), valg, tall og datoer i klartekst, hvem som satte hvert felt, filer | Kommunens dataklasser (hver post har en dataklasse) | Scaleway (U1). Modellleverandøren som postens dataklasse tillater. Kodesandkassen har ingen forbindelse ut | Etter dataklassen, regnet fra siste endring i posten. Utkast til poster fra byggeren slettes etter 14 dager |
Underleverandørene står i underdatabehandlere. Kommunens oppsett avgjør hvilke aktiviteter og leverandører som gjelder for den enkelte kommune.
Del B. Schoolhub som behandlingsansvarlig (art. 30(1))
B.0 Felles opplysninger
| Punkt (art. 30(1)) | Innhold |
|---|---|
| (a) Behandlingsansvarlig | Schoolhub AS, org.nr. 932739798, Bryggerikaien 24, 4014 Stavanger. Spørsmål om personvern og annet: kontakt@malfrid.eu |
| (a) Personvernombud | Fresh Compliance GmbH, Berlin, info@freshcompliance.de |
| (d) Mottakere | Se B.1 |
| (e) Tredjeland | Vi behandler opplysningene i EU/EØS. Har en leverandør tilknytning til et land utenfor EØS, sikrer vi gyldig overføringsgrunnlag etter personvernforordningen kapittel V |
| (g) Sikkerhet | Tilgangsstyring, kryptert forbindelse (HTTPS) og minste privilegium |
B.1 Behandlinger
| # | Behandling | Formål | Kategorier av registrerte | Opplysninger | Rettslig grunnlag | Mottakere | Frist for sletting |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| B1 | Kontaktskjema på malfrid.eu (pilot, demo, spørsmål) | Svare og følge opp | Kommunale kontaktpersoner og andre interesserte | Kommune, navn, e-post, rolle, innbyggertall, interesse, melding, språk, samtykke | Art. 6(1)(a) og (f) | Scaleway (hosting, henvendelsene lagres på vår server der) | Ingen fast frist. Lagres for å svare og følge opp henvendelsen |
| B2 | Tekniske tilgangslogger for nettstedet | Drift og sikkerhet | Besøkende | IP-adresse, tidspunkt, side, nettleser | Art. 6(1)(f) | Scaleway (hosting) | Ikke lenger enn nødvendig for drift og sikkerhet |
| B3 | Kundekontakter (avtaler, fakturering, oppstart, kontaktpersoner, sikkerhetskontakt) | Oppfylle avtalen | Kommunens kontaktpersoner, personvernombud og IKT-ansvarlige | Navn, stilling, e-post, telefon | Art. 6(1)(b), (c) (bokføringsloven) og (f) | Regnskaps- og kundesystem | Avtalens varighet pluss 5 år (bokføringsloven) |
| B4 | Support og feilsøking på kundens forespørsel | Løse henvendelser fra brukere | Brukere som melder saker | Navn, e-post, beskrivelse, skjermbilder | Art. 6(1)(b) og (f). Er innholdet kundens data, behandler vi det som databehandler (del A, A10) | Supportsystem | 24 måneder etter at saken er lukket |
| B5 | Eget avviksregister | Oppfylle art. 33(5) og avtalen | – (referanser til saker) | Saksdata uten innhold | Art. 6(1)(c) | – | 5 år |
| B6 | Ansatte og innleide hos Schoolhub (personal, tilgang, taushetserklæring, opplæring) | Arbeidsforhold og sikkerhet | Ansatte | Kontaktopplysninger, kontrakt, taushetserklæring, oversikt over tilganger og opplæring | Art. 6(1)(b) og (c) | Lønns- og regnskapssystem | Etter arbeidsforholdet og etter lovens krav |
| B7 | Leverandørstyring (kontaktpersoner hos underleverandører) | Følge opp avtaler | Kontaktpersoner hos leverandører | Navn, e-post | Art. 6(1)(f) | – | Avtalens varighet pluss 5 år |
Vedlikehold
Protokollen oppdateres ved ny behandling, ny underdatabehandler eller nytt system for kundekontakt, og minst én gang i året. Ansvarlig: Schoolhub AS, kontakt@malfrid.eu.
Kilder
- GDPR art. 30: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj
- Datatilsynet, protokoll over behandlingsaktiviteter: https://www.datatilsynet.no/rettigheter-og-plikter/virksomhetenes-plikter/protokoll-over-behandlingsaktiviteter/
- Bokføringsloven § 13 (5 års oppbevaring): https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2004-11-19-73
Versjon 1.1, 5. november 2026.