Kravspesifikasjon: KI-assistent for kommuner (mal til Doffin)

Versjon 1.1, 5. november 2026.

Malen er for en kommune eller et IKT-samarbeid som skal kjøpe en KI-assistent til ansatte og vil kopiere kravene inn i et konkurransegrunnlag på Doffin. Kravene er skrevet uten å forutsette en bestemt leverandør. Kolonnen «Slik svarer Målfrid» viser hvordan Målfrid oppfyller hvert krav, og skal fjernes før utlysing.

Malen er ikke juridisk rådgivning. Innkjøpsrådgiveren i kommunen avgjør hvilken del av anskaffelsesregelverket som gjelder, og hvilken prosedyre som passer.

1. Slik bruker du malen

Fyll ut feltene i hakeparentes, for eksempel [Kommunen fyller ut].
Merk hvert krav som skal-krav (S) eller ønske (Ø). Et skal-krav som ikke er oppfylt, gir avvisning. Ønsker gir poeng i evalueringen.
Legg ved kommunens databehandleravtale og be tilbyderen oppgi avvik. Kommunen gjør sin egen DPIA ferdig før kontrakt, med underlag fra tilbyderen (DPIA-underlag).
Fjern kolonnen «Slik svarer Målfrid» før dokumentet publiseres.

2. Bakgrunn og formål

[Kommunen fyller ut: hvem dere er, hvilke enheter som skal bruke tjenesten, og hva dere vil oppnå.]

Anskaffelsen gjelder en KI-assistent for ansatte i kommunen. Tjenesten svarer ut fra kommunens egne dokumenter og lovverk, viser kildene, og logger bruken slik at arkivet kan svare på innsynskrav. Kommunens ansatte kan selv bygge assistenter, flyter, visninger og verktøy for egne oppgaver. Den fatter ikke vedtak og er ikke rettet mot innbyggere.

3. Omfang

Punkt	Beskrivelse
Brukere	[Antall ansatte og enheter]
Målform	Bokmål og nynorsk er likestilt. Standard målform: [Kommunen fyller ut]
Dataklasser	Kommunen definerer klassene selv. En ny kommune får en startmal med fire klasser, eller en mal med én klasse. [Kommunen oppgir hvilket oppsett som skal brukes]
Kontraktsperiode	[Kommunen fyller ut, for eksempel en pilot på tre til fire måneder med opsjon på videre bruk]
Integrasjoner	Innlogging med Microsoft Entra ID eller Feide. Arkiv: [Kommunen fyller ut Noark 5-system, for eksempel WebSak, Public 360 eller Elements]

4. Krav

S er skal-krav og Ø er ønske. «Dokumentasjon» er det tilbyderen legger ved tilbudet. I kolonnen «Slik svarer Målfrid» betyr Dekket at funksjonen finnes i tjenesten, Delvis at deler av kravet er dekket (forklart i cellen), og Avtales at kommunen og Schoolhub fastsetter det i kontrakten.

4.1 Funksjon

ID	Krav	Type	Dokumentasjon	Slik svarer Målfrid
F1	Hvert svar skal ha nummererte kilder som brukeren kan åpne og kontrollere	S	Beskrivelse og demo	Dekket
F2	Tjenesten skal kunne søke i kommunens egne dokumenter (reglement, rutiner, planer, møteprotokoller), og hver kunnskapsbase skal ha en eier og en grense for hvem den deles med	S	Beskrivelse	Dekket
F3	Grensesnitt, maler og generert tekst skal følge valgt målform, bokmål eller nynorsk	S	Demo på begge målformer	Dekket
F4	Kommunen skal kunne lage og tilpasse egne assistenter, også med utgangspunkt i eksempler, med versjoner og logg over hvem som tok hva i bruk	S	Beskrivelse	Dekket
F5	Svar skal vises som forslag som en saksbehandler vurderer. Tjenesten skal ikke fatte eller sende vedtak	S	Beskrivelse	Dekket
F6	Tjenesten bør kunne skrive om tekst til klarspråk, på bokmål og nynorsk	Ø	Demo	Dekket
F7	Tjenesten bør kunne lage referat fra møter, og tilbyderen skal oppgi hvor lyden behandles	Ø	Demo og opplysning om behandlingssted	Dekket. Opplastet opptak, levende referat og diktering. Tale til tekst leveres av Mistral AI i Frankrike. Lyd fra levende referat og diktering lagres ikke
F8	Kommunen bør selv kunne bygge flyter og verktøy for egne arbeidsprosesser, for eksempel høringsanalyse, sjekk av vedtaksbrev eller sortering av innkommende post, uten at noe sendes eller journalføres automatisk	Ø	Demo	Dekket
F9	Tjenesten bør ha opplæring som dokumenterer kravet til KI-kompetanse (KI-forordningen art. 4), med kursbevis og rapport per enhet	Ø	Kursbeskrivelse	Dekket

4.2 Personvern og dataflyt

ID	Krav	Type	Dokumentasjon	Slik svarer Målfrid
P1	Tilbyderen skal inngå databehandleravtale etter GDPR art. 28 som minst dekker kommunens mal. Avvik skal oppgis	S	Databehandleravtale	Dekket, se databehandleravtalen
P2	Kommunens data skal lagres i EU/EØS, og behandling hos språkmodeller skal skje i EU/EØS med mindre kommunen selv velger noe annet. Tilbyderen skal oppgi behandlingssted for hver underdatabehandler	S	Register over underdatabehandlere	Dekket. Lagring skjer alltid i EU/EØS, og med standardvalgene skjer også all behandling der. Se registeret
P3	Ny eller utskiftet underdatabehandler skal kreve kommunens skriftlige forhåndsgodkjenning, med varsel minst 30 dager før endringen	S	Avtaletekst	Dekket
P4	Kommunens data og samtaler skal ikke brukes til å trene modeller, verken hos tilbyderen eller hos underdatabehandlere	S	Avtaletekst og krav til leverandørene	Dekket som avtalekrav
P5	Tjenesten skal ha dataklasser som styrer hvilke modeller som kan brukes, hvordan innhold lagres og hvor lenge det beholdes	S	Beskrivelse	Dekket
P6	Brukeren skal hindres i å sende personopplysninger i en samtale i en dataklasse som ikke er ment for dem	Ø	Beskrivelse	Dekket. Kommunen velger per klasse om meldingen avvises, gir en advarsel eller flyttes til en høyere klasse (startmalen: avvises i den laveste klassen)
P7	Alt innhold skal være kryptert med en nøkkel som er egen for kommunen, i tillegg til kryptering av lagring og trafikk	S	Beskrivelse og databehandleravtalens bilag 4	Dekket
P8	Kommunen skal selv kunne bestemme hvilke modeller og leverandører som kan brukes for hver dataklasse, og en overordnet enhet skal kunne låse valget	Ø	Beskrivelse	Dekket
P9	Tilbyderen skal levere underlag til kommunens DPIA og en risikovurdering (ROS)	S	DPIA-underlag og ROS	Dekket, se DPIA og ROS
P10	Tilbyderen skal hjelpe kommunen når en registrert bruker rettighetene sine, og videresende henvendelser uten ugrunnet opphold	S	Rutine	Dekket, se registrertes rettigheter
P11	Tilbyderen skal varsle kommunen om brudd på personopplysningssikkerheten uten ugrunnet opphold, senest innen 24 timer	S	Rutine for avvik	Dekket, se avvikshåndtering
P12	Overføring til land utenfor EØS skal ikke skje uten skriftlig godkjenning fra kommunen og et gyldig overføringsgrunnlag	S	Overføringsvurdering	Dekket, se overføringsvurderingen

4.3 Informasjonssikkerhet

ID	Krav	Type	Dokumentasjon	Slik svarer Målfrid
S1	Innlogging skal skje med kommunens egen identitetsløsning (for eksempel Microsoft Entra ID eller Feide) og tofaktorautentisering. For dataklasser med taushetsbelagt innhold eller personopplysninger skal det kunne kreves sikkerhetsnøkkel, Windows Hello eller tilsvarende	S	Beskrivelse	Dekket. Tofaktor er på som standard. Kravet settes per dataklasse (startmalen: klassene for taushetsbelagt innhold og personopplysninger)
S2	Tilgang skal avgjøres på tjenersiden, med roller som gjelder nedover i organisasjonen	S	Beskrivelse	Dekket
S3	Kommunens data skal være teknisk skilt fra andre kunders data, og skillet skal testes	S	Beskrivelse og testdokumentasjon	Dekket. Skillet testes automatisk ved hver endring av koden
S4	Tilbyderen skal bruke NSMs grunnprinsipper for IKT-sikkerhet som utgangspunkt	S	Egenvurdering	Dekket som sjekkliste. Det er ikke en sertifisering
S5	Tilbyderen skal ha rutiner for sikkerhetskopi og gjenoppretting, med oppgitte mål for gjenopprettingstid	S	Beskrivelse	Dekket. Alle sikkerhetskopier beholdes i 30 dager. Mål: 4 timer ved feil i en sone og 8 timer ved feil i en region
S6	Nye versjoner skal rulles ut uten nedetid	Ø	Beskrivelse	Dekket
S7	Opplastede filer skal skannes for skadevare	S	Beskrivelse	Dekket

4.4 Logg, innsyn og arkiv

ID	Krav	Type	Dokumentasjon	Slik svarer Målfrid
L1	Hver melding og hvert svar skal loggføres med hvem, når, dataklasse, modell, leverandør og region. Loggen skal ikke inneholde samtaleinnholdet	S	Eksempel på loggeksport	Dekket
L2	Tjenesten skal bare kunne legge til nye oppføringer i loggen, ikke endre eller slette dem, og det skal finnes kontrollsummer som viser om loggen er endret i ettertid	S	Beskrivelse	Dekket
L3	Kommunens revisor eller administrator skal kunne eksportere loggen i åpent format	S	Demo	Dekket (JSONL og CSV)
L4	Tjenesten skal støtte innsynskrav etter offentleglova: søk på tvers av samtaler i egen kommune, forslag til skjerming med lovhjemmel som et menneske godkjenner, og en utleveringspakke med kontrollsum	S	Demo	Dekket
L5	Samtaler og dokumenter skal kunne eksporteres som Noark 5-pakke og som PDF	S	Eksempelpakke	Dekket
L6	Journalførte samtaler skal ikke slettes før arkivet har bekreftet mottak	S	Beskrivelse	Dekket
L7	Tjenesten bør kunne kobles direkte til kommunens sak- og arkivsystem	Ø	Beskrivelse	Delvis. Noark 5-pakke finnes for alle arkivsystemer. Koblingen til WebSak er bygd, men ikke prøvd mot en ekte WebSak-installasjon
L8	Kommunen skal kunne stille inn oppbevaringstid per dataklasse, og sletting skal skje automatisk og loggføres	S	Beskrivelse	Dekket

4.5 KI-forordningen

ID	Krav	Type	Dokumentasjon	Slik svarer Målfrid
K1	Brukeren skal få vite at hen bruker KI, og generert innhold skal merkes i grensesnittet og i eksport	S	Beskrivelse	Dekket
K2	Tilbyderen skal ha et register over assistenter med formål, risikoklasse, eier og den som tok assistenten i bruk, og registeret skal kunne eksporteres	S	Beskrivelse	Dekket, se KI-forordningen
K3	Tjenesten skal ikke ha funksjoner som er forbudt etter KI-forordningen art. 5	S	Egenerklæring	Dekket
K4	Tilbyderen skal oppgi hvilke modeller som brukes, og levere dokumentasjon fra modellleverandørene	S	Modelloversikt	Dekket. Modelloversikten står på nettstedet. Dokumentasjon fra modellleverandørene er et avtalekrav

4.6 Tilgjengelighet og språk

ID	Krav	Type	Dokumentasjon	Slik svarer Målfrid
U1	Løsningen skal følge WCAG 2.1 nivå AA, og tilbyderen skal ha en tilgjengelighetserklæring	S	Erklæring	Dekket. Løsningen er bygd for nivå AA og testes automatisk. Se tilgjengelighetserklæringen
U2	Brukerstøtte og dokumentasjon bør finnes på norsk	Ø	Beskrivelse	Avtales

4.7 Drift, avtale og avvikling

ID	Krav	Type	Dokumentasjon	Slik svarer Målfrid
D1	Tilbyderen skal oppgi mål for oppetid og hvordan avvik følges opp	S	Beskrivelse	Målet i pilotperioden er 99,5 % oppetid. Nivået etter piloten avtales
D2	Ved opphør skal tilbyderen levere alle data i åpent format innen 30 dager, deretter slette alt, også sikkerhetskopier, og bekrefte slettingen skriftlig	S	Avtaletekst	Dekket, se databehandleravtalen punkt 14. Sikkerhetskopier beholdes i 30 dager
D3	Tilbyderen skal oppgi pris og hva som er inkludert	S	Prisskjema	Avtales
D4	Tilbyderen bør sette opp tjenesten sammen med kommunen (innlogging, enheter og regler) og hjelpe kommunen med å bygge de første assistentene og flytene	Ø	Plan for oppstart	Dekket. Tjenesten har en veiviser for oppstart av pilot

5. Forslag til tildelingskriterier

Kommunen bestemmer kriterier og vekting. Forslaget under kan brukes som utgangspunkt.

Kriterium	Hva som vurderes	Forslag til vekt
Pris	Samlet kostnad over kontraktsperioden	[Kommunen fyller ut]
Personvern og sikkerhet	Svar på kravene i 4.2 og 4.3, og dokumentasjonen	[Kommunen fyller ut]
Funksjon og brukbarhet	Demo med kommunens egne eksempler, kildehenvisninger og nynorsk	[Kommunen fyller ut]
Innsyn, logg og arkiv	Svar på kravene i 4.4	[Kommunen fyller ut]
Oppstart og opplæring	Plan, ressurser og kompetanse	[Kommunen fyller ut]

6. Dokumenter tilbyderen skal legge ved

Databehandleravtale med eventuelle avvik fra kommunens mal.
Register over underdatabehandlere.
Underlag til DPIA og ROS-analyse.
Eksempel på loggeksport, uten personopplysninger.
Tilgjengelighetserklæring.
Plan for oppstart og opplæring.
Vilkår for bruk av tjenesten. For Målfrid: vilkår for bruk.

Kilder

Doffin: https://www.doffin.no
Forordning (EU) 2016/679 (GDPR) art. 28, 32 og 35: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj
KI-forordningen, forordning (EU) 2024/1689: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2024/1689/oj
NSMs grunnprinsipper for IKT-sikkerhet: https://nsm.no/fagomrader/digital-sikkerhet/nasjonal-sikkerhetsmyndighets-grunnprinsipper-for-ikt-sikkerhet/