Eksempel laget i byggeren
Høringsanalyse
Et ferdig eksempel: et verktøy som sorterer hundrevis av høringsinnspill på avsender, tema og holdning, og løfter fram innsigelsene.
Hvem bruker den: Saksbehandlere og politisk sekretariat. Verktøyet ligger under Eksempler i Verktøy, og kommunen legger det til som en egen kopi.
En stor høring gir mange innspill i mange formater
Et planforslag kan få hundrevis av innspill som PDF, e-post, brev og regneark. Å lese, sortere og oppsummere dem for hånd tar dager, og det er lett å overse en innsigelse fra en statlig eller regional myndighet.
Innspill fra privatpersoner inneholder ofte personopplysninger, så et verktøy må både være raskt og passe på dem.
Slik virker det
1. Opprett høringssak og ta imot innspill
Legg inn en høringssak, og start «Ta imot innspill» med en fil: PDF, Word, tekst, e-post, CSV, Excel eller en ZIP med flere. Filen leses 200 innspill om gangen, så én kjøring kan ta imot opptil 20 000 innspill. Hvert innspill blir en post under høringssaken.
2. Personopplysninger fjernes før modellen leser
Navn på privatpersoner og personidentifikatorer tas ut av teksten før en modell leser innspillet. I rapporten vises privatpersoner som «Privatperson 001».
3. Temaer, holdninger og sitater
«Foreslå temaer» leser sammendragene 50 innspill om gangen og foreslår fem til ti temaer. Du kan endre dem, slå dem sammen eller slette dem. «Analyser innspill» setter avsendertype, sammendrag, temaer og en holdning per tema med sitater som står ordrett i innspillet.
4. Innsigelser og spørsmål i samtalen
Innsigelser kommer bare fra offentlige myndigheter og er merket for seg. Du kan også spørre assistenten i verktøyet, for eksempel hvilke innsigelser som er kommet eller hva de som er imot mener. Svaret viser innspillene det bygger på.
5. Du kontrollerer og rapporterer
Saksbehandler kan rette sammendrag, holdning og temaer, og det som er rettet blir ikke overskrevet når innspillene leses på nytt. «Lag rapport» skriver høringsoppsummeringen som et dokument.
Kommunen kan endre feltene, trinnene og rapporten i sin kopi, eller lage et tilsvarende verktøy for andre innspill, for eksempel nabomerknader.
Oversikt over en høring
Fiktiv høring om detaljregulering for et sentrumsområde, med 214 innspill.
Det den ikke gjør
- Avgjør ikke hva kommunen skal gjøre med innspillene. Tema og holdning er et arbeidsverktøy, og et flertall av innspill er ikke det samme som en avgjørelse.
- Gjør ikke innspillene til sannhet. Saksbehandler kontrollerer og kan rette alt før noe brukes i saken.
- Tar ikke med navn på privatpersoner i rapporten.
- Sender ikke noe til avsendere eller til noen andre.
Dataklasser, logging og menneskelig kontroll
Dataklasser
Innspillene følger dataklassen til verktøyet og kjøringen. Klassen styrer hvilke modeller som kan lese dem, og kommunen bestemmer selv hvilke modeller som er tillatt for hver klasse.
Logging
Hver kjøring registreres i revisjonsloggen, og hver post viser hvem som har satt hver verdi: en person, modellen eller en import.
Menneskelig kontroll
Sitatene står ordrett i innspillet, så du kan kontrollere dem. Det du har rettet selv, blir stående.
Vil dere bruke Målfrid i egen kommune?
Vi setter opp en pilot sammen med dere, med kommunens egne kilder og regler.