Eksempel laget i byggeren
Klarspråk og målform i Word
Et ferdig eksempel: last opp et Word-dokument og få det tilbake med sporede endringer du har godtatt.
Hvem bruker den: Saksbehandlere, kommunikasjonsansatte og arkiv.
Gode tekster tar tid, og målformen skal være riktig
Vedtaksbrev, informasjonsskriv og saksframlegg er ofte skrevet i et tungt administrasjonsspråk. Klarspråk krever tid, og kommuner som skal bruke nynorsk må dessuten få målformen riktig gjennom hele dokumentet.
Å lime teksten inn i en chat og tilbake igjen mister formatering og gjør det vanskelig å se hva som er endret.
Slik virker det
1. Legg til eksempelet
Under Eksempler i Verktøy legger du «Klarspråk i Word» til som en egen kopi. Kopien kan brukes som den er, eller endres.
2. Last opp og velg hva som skal gjøres
Last opp en .docx (virusskannet, uten makroer) eller velg et Word-dokument du har i Målfrid. Velg klarspråk, konverter til nynorsk, konverter til bokmål eller kortere.
3. Gjennomgang avsnitt for avsnitt
Hvert avsnitt gjennomgås for seg. Et vern sjekker at tall, paragrafhenvisninger, datoer og navn er bevart, og et forslag som endrer dem tas ikke med.
4. Du godtar eller avviser
Kjøringen stopper og venter på deg. Du leser hvert forslag og godtar, avviser eller retter det.
5. Sporede endringer i Word
De godtatte forslagene legges inn i en ny kopi av dokumentet som ekte sporede endringer, og større endringer har en kommentar som forklarer dem. Originalen er uendret.
6. Rapport
Til slutt skriver en modell en kort rapport om det som ble funnet og bestemt, og lagrer den som et dokument av typen klarspråk.
Kommunen kan endre trinnene og instruksjonene i sin kopi, eller lage en tilsvarende flyt for andre dokumenter.
Fra tungt språk til klarspråk
Et avsnitt som det vises i Word, med slettet tekst og innsatt tekst.
Det den ikke gjør
- Endrer ikke originalfilen. Du får en ny fil, og alle endringer er forslag.
- Godkjenner ikke teksten. Du er ansvarlig for innholdet, og den som sender brevet leser det først.
- Garanterer ikke juridisk riktighet. Vernet fanger opp at tall, paragrafer og datoer forsvinner, men vurderer ikke om en omskrivning endrer rettslig mening.
- Rører ikke avsnitt den ikke kan bygge om uten å ødelegge dem, for eksempel med lenker, felter, eksisterende endringer eller tegninger. De hoppes over.
- Tar ikke imot filer med makroer.
Dataklasser, logging og menneskelig kontroll
Dataklasser
Den strengeste av dokumentets og kjøringens dataklasse styrer hvilke modeller som kan se teksten. Hvis ingen modell er tillatt, stopper trinnet.
Logging
Gjennomgangen, ny fil og nedlasting registreres i revisjonsloggen, uten dokumentteksten.
Menneskelig kontroll
Sporede endringer gjør at hvert forslag kan godtas eller avvises. Forslag som vernet stopper, kommer ikke med.
Vil dere bruke Målfrid i egen kommune?
Vi setter opp en pilot sammen med dere, med kommunens egne kilder og regler.