Eksempel laga i byggjaren
Høyringsanalyse
Eit ferdig eksempel: eit verktøy som sorterer hundrevis av høyringsinnspel på avsendar, tema og haldning, og løftar fram innsigelsane.
Kven brukar han: Saksbehandlarar og politisk sekretariat. Verktøyet ligg under Eksempel i Verktøy, og kommunen legg det til som ein eigen kopi.
Ei stor høyring gir mange innspel i mange format
Eit planframlegg kan få hundrevis av innspel som PDF, e-post, brev og rekneark. Å lese, sortere og oppsummere dei for hand tek dagar, og det er lett å oversjå ein innsigelse frå ei statleg eller regional styresmakt.
Innspel frå privatpersonar inneheld ofte personopplysningar, så eit verktøy må både vere raskt og passe på dei.
Slik verkar det
1. Opprett høyringssak og ta imot innspel
Legg inn ei høyringssak, og start «Ta imot innspill» med ei fil: PDF, Word, tekst, e-post, CSV, Excel eller ei ZIP med fleire. Fila blir lesen 200 innspel om gongen, så éi køyring kan ta imot opptil 20 000 innspel. Kvart innspel blir ein post under høyringssaka.
2. Personopplysningar blir fjerna før modellen les
Namn på privatpersonar og personidentifikatorar blir tekne ut av teksten før ein modell les innspelet. I rapporten blir privatpersonar viste som «Privatperson 001».
3. Tema, haldningar og sitat
«Foreslå temaer» les samandraga 50 innspel om gongen og føreslår fem til ti tema. Du kan endre dei, slå dei saman eller slette dei. «Analyser innspill» set avsendartype, samandrag, tema og ei haldning per tema med sitat som står ordrett i innspelet.
4. Innsigelsar og spørsmål i samtalen
Innsigelsar kjem berre frå offentlege styresmakter og er merkte for seg. Du kan òg spørje assistenten i verktøyet, til dømes kva innsigelsar som er komne eller kva dei som er imot meiner. Svaret viser innspela det byggjer på.
5. Du kontrollerer og rapporterer
Saksbehandlar kan rette samandrag, haldning og tema, og det som er retta blir ikkje overskrive når innspela blir lesne på nytt. «Lag rapport» skriv høyringssamandraget som eit dokument.
Kommunen kan endre felta, stega og rapporten i kopien sin, eller lage eit tilsvarande verktøy for andre innspel, til dømes nabomerknader.
Oversikt over ei høyring
Fiktiv høyring om detaljregulering for eit sentrumsområde, med 214 innspel.
Det han ikkje gjer
- Avgjer ikkje kva kommunen skal gjere med innspela. Tema og haldning er eit arbeidsverktøy, og eit fleirtal av innspel er ikkje det same som ei avgjerd.
- Gjer ikkje innspela til sanning. Saksbehandlar kontrollerer og kan rette alt før noko blir brukt i saka.
- Tek ikkje med namn på privatpersonar i rapporten.
- Sender ikkje noko til avsendarar eller til nokon andre.
Dataklassar, logging og menneskeleg kontroll
Dataklassar
Innspela følgjer dataklassen til verktøyet og køyringa. Klassen styrer kva modellar som kan lese dei, og kommunen avgjer sjølv kva modellar som er tillatne for kvar klasse.
Logging
Kvar køyring blir registrert i revisjonsloggen, og kvar post viser kven som har sett kvar verdi: ein person, modellen eller ein import.
Menneskeleg kontroll
Sitata står ordrett i innspelet, så du kan kontrollere dei. Det du har retta sjølv, blir ståande.
Vil de ta i bruk Målfrid i kommunen?
Vi set opp ein pilot saman med dykk, med kjeldene og reglane til kommunen.