Eksempel laga i byggjaren
Klarspråk og målform i Word
Eit ferdig eksempel: last opp eit Word-dokument og få det attende med spora endringar du har godteke.
Kven brukar han: Saksbehandlarar, kommunikasjonstilsette og arkiv.
Gode tekstar tek tid, og målforma skal vere rett
Vedtaksbrev, informasjonsskriv og saksframlegg er ofte skrivne i eit tungt forvaltingsspråk. Klarspråk krev tid, og kommunar som skal bruke nynorsk må dessutan få målforma rett gjennom heile dokumentet.
Å lime teksten inn i ein chat og tilbake igjen mistar formatering og gjer det vanskeleg å sjå kva som er endra.
Slik verkar det
1. Legg til eksempelet
Under Eksempel i Verktøy legg du «Klarspråk i Word» til som ein eigen kopi. Kopien kan brukast som han er, eller endrast.
2. Last opp og vel kva som skal gjerast
Last opp ei .docx (virusskanna, utan makroar) eller vel eit Word-dokument du har i Målfrid. Vel klarspråk, konverter til nynorsk, konverter til bokmål eller kortare.
3. Gjennomgang avsnitt for avsnitt
Kvart avsnitt blir gjennomgått for seg. Eit vern sjekkar at tal, paragraftilvisingar, datoar og namn er tekne vare på, og eit framlegg som endrar dei blir ikkje teke med.
4. Du godtek eller avviser
Køyringa stoppar og ventar på deg. Du les kvart framlegg og godtek, avviser eller rettar det.
5. Spora endringar i Word
Dei godtekne framlegga blir lagde inn i ein ny kopi av dokumentet som ekte spora endringar, og større endringar har ein kommentar som forklarer dei. Originalen er uendra.
6. Rapport
Til slutt skriv ein modell ein kort rapport om det som vart funne og avgjort, og lagrar han som eit dokument av typen klarspråk.
Kommunen kan endre stega og instruksjonane i kopien sin, eller lage ein tilsvarande flyt for andre dokument.
Frå tungt språk til klarspråk
Eit avsnitt slik det blir vist i Word, med sletta tekst og innsett tekst.
Det han ikkje gjer
- Endrar ikkje originalfila. Du får ei ny fil, og alle endringar er framlegg.
- Godkjenner ikkje teksten. Du er ansvarleg for innhaldet, og den som sender brevet les det først.
- Garanterer ikkje juridisk korrekt innhald. Vernet fangar opp at tal, paragrafar og datoar forsvinn, men vurderer ikkje om ei omskriving endrar rettsleg meining.
- Rører ikkje avsnitt han ikkje kan byggje om utan å øydeleggje dei, til dømes med lenkjer, felt, eksisterande endringar eller teikningar. Dei blir hoppa over.
- Tek ikkje imot filer med makroar.
Dataklassar, logging og menneskeleg kontroll
Dataklassar
Den strengaste dataklassen, anten dokumentet sin eller køyringa sin, styrer kva modellar som kan sjå teksten. Viss ingen modell er tillaten, stoppar steget.
Logging
Gjennomgangen, ny fil og nedlasting blir registrerte i revisjonsloggen, utan dokumentteksten.
Menneskeleg kontroll
Spora endringar gjer at kvart framlegg kan godtakast eller avvisast. Framlegg som vernet stoppar, kjem ikkje med.
Vil de ta i bruk Målfrid i kommunen?
Vi set opp ein pilot saman med dykk, med kjeldene og reglane til kommunen.